Die nachfolgende Information gibt Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen sowie die sich aus der DSGVO ergebenden Rechte für Sie.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist („Unternehmen“, „wir“):
ELG GmbH
Kremerskamp 16,
47138 Duisburg
Tel. +49 203 - 4501-0
Fax +49 203 - 4501-251
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
2B Advice GmbH
Joseph-Schumpeter-Allee 25, 53227 Bonn
Telefon: +49 228-926165-120
Telefax: +49 228-926165-109
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen in Ihrer Funktion als Vertreter/Bevollmächtigter der juristischen Person, als Interessent und /oder als Kunden/Lieferanten/Dienstleister erhalten. In der Geschäftsanbahnungsphase und während der Geschäftsbeziehung werden durch uns und Sie personenbezogene Daten erzeugt. Im Wesentlichen betreffen diese Daten den bei Ihnen zuständigen Ansprechpartner sowie ggf. die Unternehmensleitung (Geschäftsführer, Vorstand). Die in der Regel erzeugten personenbezogenen Daten sind:
Name, Vorname, Anschrift, Position im Unternehmen, Telefonnummer, Faxnummer, Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse, Kontodaten.
Weiterhin verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Grundbücher, Handelsregister, Presse, Medien, Internet) gewonnen haben und verarbeiten dürfen.
Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), verarbeitet. Im Einzelnen erfolgt dies zu folgenden Zwecken und aufgrund folgender Rechtsgrundlagen:
a) Aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO
Haben Sie uns eine Einwilligung zu der Verarbeitung für bestimmte Zwecke erteilt, so ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung ist in der entsprechenden, Ihnen mitgeteilten Einwilligungserklärung beschrieben.
b) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt aus Gründen der Abwicklung von Verträgen und Aufträgen, insbesondere zum Transport Management, zur Vermittlung von Frachten an Logistikunternehmen sowie zur Sachbearbeitung von Zoll- und Außenhandelsangelegenheiten. Weitere Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen entnehmen.
c) Zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben gemäß dem Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO
Als Unternehmen unterliegen wir diversen gesetzlichen Anforderungen zur Erfüllung steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten. Zur Sicherstellung dieser Anforderungen werden personenbezogene Daten im Rahmen der Geschäftsanbahnung und Abwicklung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben verarbeitet.
d) Im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO
Wir verarbeiten Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten:
- Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs im Unternehmen
- Verhinderung von Straftaten
- Sicherstellung von Ansprüchen und zur Verteidigung bei Rechtsstreitigkeiten
- Nutzung von Auskunfteien zur Ermittlung der Bonität oder zur Risikominimierung des Ausfallrisikos
Auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten die Stellen Zugriff, die sie zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Sofern in dem Datenverarbeitungsprozess auch Dienstleister und Erfüllungsgehilfen eingebunden sind, ist dies nur möglich, wenn die dafür in der DSGVO und im BDSG vorgeschriebenen rechtlichen
Verpflichtungen, sowie den Vorgaben von uns zum Umgang mit personenbezogenen Daten, verpflichtend gefolgt wird.
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet grundsätzlich nur statt, wenn Sie uns hierfür eine Einwilligung erteilt haben oder dies für die Durchführung eines Vertrages notwendige Bedingung ist. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung können Dienstleister aus Drittstaaten eingesetzt werden, wenn diese sich den EUStaatsvertragsklauseln zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus schriftlich verpflichten.
Ihre personenbezogenen Daten werden solange verarbeitet und gespeichert, wie es zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen notwendig ist. Nach Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten, werden die personenbezogenen Daten regelmäßig gelöscht. Ausnahmen hiervon sind:
- Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen. Die Fristen hierfür betragen zwischen zwei bis zehn Jahren.
- Die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches können diese Verjährungsfristen bis zu dreißig Jahren betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt hier drei Jahre bis zum Jahresende.
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 ff. DSGVO):
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung oder Löschung
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Artikel 77 DSGVO in Verbindung mit § 19 BDSG.
Eine von Ihnen erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann jederzeit gegenüber uns widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor dem 25. Mai 2018 (Geltung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung) erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst in der Zukunft. Verarbeitungen von personenbezogenen Daten vor Ausspruch des Widerrufs sind hiervon nicht betroffen.
Die im Rahmen der Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten von uns abgefragten Daten müssen bereitgestellt werden. Die Bereitstellung gilt ebenfalls für Daten, die wir aufgrund von gesetzlichen Regelungen erheben müssen. Ohne Bereitstellung dieser Daten müssen wir Sie als Vertragspartner ablehnen bzw. ein bestehendes Vertragsverhältnis aufheben.
Stand: Mai 2018